ثبت أنّ رأس المال البشري هو الأصول الأكثر قيمةً داخل الشركات اليوم. وفي الوقت نفسه، لهذه الأصول قدرٌ كبيرٌ من المعاملات داخل الشركة. مثل معاملات الإجازات والتدريب والتقييمات والمزايا والعقود وغيرها الكثير.

وبينما تحاول الشركة اتخاذ الخطوات على سلّم النمو، فإنها تواجهُ مشكلاتٍ مختلفةً فيما يتعلق بتحسين سير العمل، وأتمتة العمليات، وتوسيع نطاقها. ولإدارة هذه المشكلات، يجب على الشركة اختيار نظام الموارد البشرية فهو مفتاحٌ لا غنى عنه لإنشاء بيئةٍ أكثر إنتاجية وخالية من المتاعب، تُتيح للموظفين التركيز على ما يُتوقع منهم القيام به، وتُجنّبهم الدّخول في متاهات المعاملات والعمليات البيروقراطية.

ولإدارة قسم موارد بشريةٍ منظمٍ وفعال، وعملٍ تجاريٍّ أكثر إنتاجيةً بشكلٍ عامٍ، تابع معنا قراءة سطور هذا المقال الذي يُلقي الضوء على نظام الموارد البشرية وأهميّته بالنسبة للشركات والمؤسسات في عام 2024.

ما هو تعريف نظام الموارد البشرية؟

تعمل أنظمة الموارد البشرية على تبسيط إدارة الموارد البشرية، وتحسين عملية اتخاذ القرارات المتعلّقة بالموارد البشرية، وتمكين الامتثال التشريعي، ومساعدة فرق الموارد البشرية على دعم المديرين والموظفين بشكلٍ أفضل.

ويُعرف نظام الموارد البشرية باسم أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS)، أو أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS)، وهو عبارة عن تطبيق أعمال مُصمم لإدارة دورة حياة الموظف الكاملة بدءاً من التوظيف والتأهيل وحتى إدارة الموارد البشرية الأساسية ووصولاً إلى مشاركة الموظفين وإدارة الأداء.

ما هي وظيفة نظام الموارد البشرية؟

تعمل أنظمة الموارد البشرية على مركزية بيانات موظفيك وتأمينها وتنظيمها، وتبسيط الأنشطة الإدارية الرئيسية، مثل إدارة التوظيف والتأهيل والغياب ومساعدة الموظفين على العمل معاً بشكل أكثر تعاوناً وتفاعلاً.

هيّا لنكتشف كيف يقوم نظام الموارد البشرية بإعادة تشكيل مشهد الموارد البشرية؛ مما يوفر كفاءةً لا مثيل لها في التعامل مع بيانات الموظفين والاحتياجات التنظيمية:

– تحديد الموارد البشرية الأساسية:

تُشير الموارد البشرية الأساسية إلى الوظائف الأساسية التي يقوم بها قسم الموارد البشرية فيما يتعلق بمعلومات الموظفين، حيث يوفر متخصصو الموارد البشرية الوقت عندما يتم تخزين جميع معلومات الموظفين في منصةٍ واحدةٍ بسيطةٍ وسهلة الاستخدام.

- كما يُمكن لمحلل نظام معلومات الموارد البشرية إعدادُ تقارير متنوعةٍ لإعطاء رؤى واضحة عن إدارة المشروع واتجاهات العمل والاحتياجات المستقبليّة، من خلال تحليل بيانات الموارد البشرية الأساسية مثل تاريخ تدريب الموظفين ومتطلبات الدّور الوظيفي والإجازات المخططة.

– أتمتة الرواتب:

تقومُ أنظمةُ الموارد البشرية بأتمتة جداول رواتب موظفيك وتخزين بيانات الوقت والحضور. وبالتالي تسمح هذه الأتمتة للموظفين بإدخال معلومات الإجازات الخاصة بهم والتي تمت الموافقة عليها لاحقاً من قبل المشرف؛ مما يوفر لك وقتاً ثميناً للتركيز على الاحتياجات الأخرى في عملك.

– مزايا الموظفين:

يُوفر نظام الموارد البشرية خيارات الخدمة الذاتية للموظفين لمراجعة معلومات المزايا عندما تكون لديهم أسئلة حول أشياء محددة مثل:

- التغطية الصّحية.
- التأمين على الحياة.
- مزايا وإعفاءات الإعاقة أو العجز.
- معلومات المزايا التابعة.

– التدريب:

يُساعد هذا النظام قسم الموارد البشرية لديك على تتبع مؤهلات موظفيك وشهاداتهم ومهاراتهم، وعلى التوزيع السّريع للسّياسات والإجراءات المحدّثة.

– تتبع الوقت والمغادرة:

يسمح نظام الموارد البشرية بتتبع وتسجيل ساعات العمل والإجازات بسهولةٍ ودقةٍ وبنقرة زرٍ واحدةٍ، وهذا سيوفر الوقت لكل من الموظفين والمشرفين عن طريق تقليل الحاجة إلى إرسال رسائل البريد الإلكتروني ذهاباً وإياباً أو إجراء المكالمات الهاتفية أو إرسال الطّلبات الشخصية.

– التأهيل:

ليس سراً أن التأهيل أمرٌ بالغُ الأهمية لنجاح كل من الموظف الجديد والمؤسسة نفسها. ويُعد تطبيق نظام الموارد البشرية بمثابة تغييرٍ في قواعد اللّعبة عندما يتعلق الأمر بالتأهيل لأنه يسمح لك بما يلي:

الوصول إلى مجموعاتٍ كبيرةٍ من المرشحين عند نشر فرص العمل.
تطبيقُ معايير الاختيار على الطلبات الواردة.
تتبعُ معلومات المرشح والسّيرة الذاتية.
السّماح لمحللي الموارد البشرية بمطابقة الوظيفة الشاغرة مع المرشحين المناسبين.

وهذا مفيد جداً للشركات ذات معدلات الدّوران العالية؛ لأنه يُمكّنها من تحسين ممارسات ومعايير التوظيف دون الحاجة إلى استثمار الكثير من الوقت والموارد.

تعرف على: أفضل برنامج ERP لادارة الموارد البشرية

كيفية هيكلة نظام الموارد البشرية:

هناك أربعة هياكل لنظام الموارد البشرية يجب أن تكون على درايةٍ بها:

نظام الموارد البشرية التشغيلي: يُستخدم لجمع معلوماتٍ قيّمةٍ عن الموظفين والإبلاغ عنها، مثل التركيبة السّكانية وتصنيفات الوظائف والمسميّات الوظيفية.
نظام الموارد التكتيكي: يُساعد المديرين على اتخاذ قراراتٍ كبيرةٍ عندما يتعلق الأمر بالتوظيف والموارد والتدريب والتطوير.
نظام الموارد البشرية الاستراتيجي: يُركز على تخطيط القوى العاملة المستقبلية وإلى أين تتجه المنظمة. ويساعد هذا النوع في تحقيق الأهداف طويلة المدى مثل إضافة منتجاتٍ جديدةٍ.
نظام الموارد البشرية الشامل: يسمح بقاعدة بياناتٍ مبسطةٍ لتوفير مراجعةٍ سهلةٍ للجوانب المختلفة لمتطلبات الموارد البشرية، مثل ملفات الموارد البشرية وملفات بيانات الموظفين وملفات تحليلات الوظائف.

أهميّة نظام الموارد البشرية للموظفين من أجل رفع الإنتاجية:

نظامُ الموارد البشرية جزءٌ لا يتجزأ من نجاح أي منظمة. فمن خلال الإدارة الفعالة للموارد البشرية، تضمنُ الإدارة العليا فعالية الأعمال والإنتاجية، ويتحققُ ذلك عبر النقاط الآتية:

التقارير الدّقيقة:

من خلال قاعدة بياناتٍ واحدةٍ ومحدّثةٍ للموارد البشرية، تصبح معلومات الموارد البشرية بين يدي الإدارة العليا في أي وقت؛ لأن الجميع يشارك نسخةً واحدةً من الحقيقة. حيث تتوفر هذه التقارير في الوقت الفعلي، ويتم تشغيل التنبيهات تلقائياّ بناءً على مؤشرات الأداء الرئيسية أو المقاييس الأخرى.

العمليات الفعالة:

أصبحت العمليات اليدوية، مثل الموافقات على العطلات عبر البريد الإلكتروني مضيعةً للوقت. إن أتمتة تدفق الموافقات وتحديث البيانات في الوقت الفعلي عبر نظام الموارد البشرية سيوفر الوقت للجميع.

الامتثال التشريعي:

أفضل أنظمة الموارد البشرية تُمكن من الامتثال التشريعي. وتتراوح الميزات من الأدوات العامة، مثل تتبع المستندات والتوقيعات الإلكترونية، إلى وظائف محددةٍ. على سبيل المثال: تسجيل إجراءات الصّحة والسّلامة أو التظلّمات. وتعمل أنظمة الموارد البشرية أيضاً على تمكين حذف البيانات أو إخفاء الهوية وفقاً للقوانين العامة لحماية البيانات.

مشاركة الموظفين:

إنّ أنظمة إدارة الموارد البشرية أداةٌ لا تقدّرُ بثمن لمشاركة الموظفين في بيئة العمل، حيث تعمل كمراكز اتصالٍ فعالةٍ بين الموظفين والإدارة العليا.

أمن البيانات:

تتطلّب تشريعات حماية البيانات من الشركات حماية بيانات الموظفين أينما كانت. ويُوفر نظام الموارد البشرية بيئةً أكثر أماناً للحفاظ على أمان جداول البيانات ورسائل البريد الإلكتروني والنماذج الورقية.

العمل عن بعد:

حيث يضمن استمرار عمليات الموارد البشرية المهمة أينما كان الموظفون، بالإضافة إلى مساعدة المؤسسة على تنسيق وإدارة وتحفيز القوى العاملة الموزعة بشكلٍ أفضل.

توفير التكاليف:

تستغرق العمليات الورقية وقتاً طويلاً وقد تكون عُرضةً للخطأ. حيث تقدّرُ شركة Ernst & Young أنّ متوسط تكلفة إدخال البيانات بشكلٍ يدويٍّ يبلغ 3.50 جنيهاً إسترلينياً. حتى بالنسبة لشركةٍ صغيرةٍ نسبياً، يمكن أن يتضاعف هذا الرقم بسرعةٍ إلى آلاف الجنيهات من الوقت الضائع كل عام، وبناءً على ذلك فإن الاستثمار في نظام إدارة الموارد البشرية سيوفرُ الوقت، والوقت هو المال.

إدارة الأداء:

تتمتعُ أنظمة الموارد البشرية أيضاً بتأثيرٍ أوسعٍ على أداء الأعمال. من خلال المساعدة في تحديد مشكلات الغياب أو الأداء بسرعة، وتحسين الاحتفاظ بالأفراد ومساعدة مديري الموارد البشرية والمديرين التنفيذيين على اتخاذ قراراتٍ مستنيرةٍ بشأن توفير الموارد.

الخلاصة:

في الختام إن نظام الموارد البشرية هو مفتاح النجاح لمعظم الشركات للاستفادة من مواردها بشكلٍ صحيحٍ. وتنمية أعمالها بمعدّلٍ مُتصاعدٍ بما يكفي للبقاء في المنافسة. وعندما يعتمد متخصصو الموارد البشرية على هذا النظام لتبسيط المهام المتكررة التي تستغرق وقتاً طويلاً، سيتمكنون من التركيز على العمل الاستراتيجي الأكثر أهميةً. وفي الوقت نفسه، سيكون الموظفون أكثر سعادةً وتفاعلاً. وهذا من شأنه أن يجعلهم يتمسكون بالشركة لفترةٍ أطول، ويزيد معدّل الاحتفاظ بهم إلى الحدّ الأقصى.

نظام الموارد البشرية ما هو وما أهميته للشركات