مع التوجه العالمي نحو مجتمعاتٍ تجاريةٍ وماليةٍ بلا أوراق، حيث لم تعد طريقة إدارة الشراء اليدوية باستخدام جداول البيانات والملاحظات اللاّصقة خياراً موفقاً. أصبح برنامج ادارة المشتريات ضرورةً ملحةً لتشديد القيود على العمليات المحاسبية، وبناء بيئة تتبع عمليات الشراء، وتخلق الفرص، وتُمكن النمو، وتتحكم في الإنفاق.

وفي حين تختلف أنشطة التوريد والشراء المحددة لكل شركة، فإن معظم الشركات تنفذ عملية الشراء؛ لتحسين التنبؤ، وتحديد مستويات التخزين، والتعامل مع مهام الشراء والتحكم فيها، ومراقبة أداء البائعين، وتحديد فرص الادخار، لذلك سيكون من الصّعب للغاية القيام بهذه الأنشطة المتعددة بدون أدوات الشراء المتقدمة المدمجة مع إدارة المخزون ووظائف المبيعات.

• ومن خلال الاستفادة من التكنولوجيا الحديثة، أصبح بإمكانك أتمتة العديد من العمليات والإجراءات وإدارتها. فإذا كنت ترغب في إدارة قسم محاسبة ناجح، فيجب أن تسعى نحو تطبيق أفضل برامج ERP إدارة المشتريات‎‏، وهذا ما سنوضحه بالتفصيل في مقالنا المخصص للحديث عن أهمية إدارة المشتريات في الشركات والمنشآت.

برنامج ادارة المشتريات:

هو الإدارة الاستراتيجية لإنفاق المنظمة، من شراء السّلع والخدمات إلى تحديد مصادر المنتجات عالية الجودة إلى إدارة البائعين والتحكم في التكاليف إلى ضمان توفر الكميات الصّحيحة من المخزون ليتم بيعها للعملاء، من خلال ميزانيةٍ محددةٍ وضمن إطارٍ زمنيٍ محدد. ويُعد نظام إدارة المشتريات أساسياً لنجاح المنشآت والشركات التي تركز على المخزون.

قيد المشتريات:

هو أحد الأشكال المحاسبية الهامة التي تُساعد في تفسير وتلخيص المعلومات المحاسبية الخاصة بالشركة بشكلٍ دقيقٍ. وتتمكن الشركة من خلال قيد المشتريات من معرفة وضعها المالي ونتائج أعمالها وما إذا كانت تربح أو تخسر، ومن ثم معالجة المشاكل وطرح الحلول المناسبة في حال وجود أية خسائر؛ لذلك تحتاج أي منشأة أو شركة لإجراء قيود المبيعات والمشتريات وفقاً للعملية الحسابية الجارية في الوقت الفعلي بالشركة.

فواتير المشتريات:

هي وثيقة رسمية يصدرها البائع للمشتري، تبين فيها المنتجات والكميات والأسعار المتفق عليها للسلع أو الخدمات التي تم شراؤها. ويتم عادةً إرسال فواتير المشتريات إلى المشتري بعد تقديم الطلب، ويمكن استخدامها كسجل للمعاملة.

• يتم استخدامها عموماً في الشركات والمنشآت كوسيلةٍ لتتبع ما تم طلبه ومتى تم طلبه والمبلغ الذي تم دفعه. على الرغم من أن فواتير الشراء ليست مطلوبة دائماً بموجب القانون، إلا أنها مفيدة جداً في الحفاظ على تنظيم أعمالك، ويمكن استخدامها كوثائق داعمة في حال حدوث أي نزاع.

أهداف إدارة المشتريات والمخازن:

تُعد إدارة المشتريات والمخازن بمثابة حجر الأساس لعمليات سلسلة التوريد الفعالة، حيث تلعب دوراً محورياً في تبسيط العمليات، وتحسين المخزون، وضمان تسليم المنتجات في الوقت المناسب. ولإلقاء الضوء على الطريق نحو إدارة فعالة للمشتريات والمخازن، من الضروري التعمق في الأهداف متعددة الأوجه التي توجه استراتيجياتها وعملياتها. ويكشف هذا الفهم المعمق عن الأهداف الأساسية التي تسعى أنظمة إدارة المشتريات والمخازن إلى تحقيقها من أجل دعم التجارة السّلسة وهي:

• الحصول على الإمدادات والأدوات والمواد بأقل الأسعار.
• الاحتفاظ بالسّجلات بشكلٍ فعالٍ وتقديم تقرير عن الإدارة.
• تعزيز قدرات القوى العاملة عن طريق التدريب.
• إنشاء تنسيق وثيق ومحكم مع الإدارات الأخرى.
• إنشاء علاقات ودّية مع الموردين.
• صناعة وتوفير مصادر إمداد بديلة.
• زيادة معدل دوران الأصول.
• ضمان تدفق تصنيع مستمر.

أما أهداف إدارة التخزين يمكن توضيحها في النقاط الآتية:

1. زيادة كفاءة التخزين إلى أقصى حد.
2. إدارة المخزون بكفاءة وتحقيق التوازن بين العرض والطلب.
3. تنفيذ الطلب في الوقت المناسب لضمان رضا العملاء.
4. تقليل تكاليف التشغيل لتحسين الموارد.
5. دقة تتبع المخزون.
6. تعزيز مرونة سلسلة التوريد والتخفيف من الاضطرابات.
7. حماية وسلامة الأصول والموظفين.
8. القدرة على التكيّف والمرونة عند حدوث أي تغيّرات.
9. صناعة القرار المستنير القائم على البيانات.

تعرف على: أفضل نظام erp ادارة المخاطر المالية في المشاريع لعام 2024

نظام إدارة الموردين:

هو برنامج منظم في أي عمل تجاري، يتضمن تحديد واختيار وإدارة الموردين المناسبين وتقييم أدائهم بدقة؛ لضمان حصول الشركة على أقصى قيمة للأموال والأعمال من مورديها. ويشمل إدارة المتطلبات والتسليمات، والعمل بشكل تعاوني مع الموردين للمشاركة في تطوير عمليات جديدة، وإدارة الامتثال، ودفع الفواتير.

معايير أفضل برامج ERP إدارة المشتريات‎‏:

عندما يتعلق الأمر باختيار أفضل برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للمشتريات، هناك العديد من المعايير التي يجب عليك أخذها في الاعتبار:

• يجب أن يكون النظام قابلاً للتخصيص بما يكفي ليناسب احتياجات عملك المحددة؛ وهذا يعني أن يكون قادراً على دمج جميع عمليات الشراء الخاصة بك بسلاسة.
• يجب أن يتمتع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بقدرات تكامل سهلة مع البرامج أو التطبيقات الأخرى المستخدمة من قبل مؤسستك.
• يجب أن يتمتع النظام بواجهة مرنة وسهلة الاستخدام يمكن للموظفين التنقل فيها بسهولة دون تدريبٍ مكثفٍ.
• يجب أن يوفر حل تخطيط موارد المؤسسات ميزات تقارير شاملة تسمح للمستخدمين بتتبع مستويات مخزونهم ومراقبة مقاييس أداء الموردين في الوقت الفعلي.
• تُعد قدرة حل تخطيط موارد المؤسسات على أتمتة المهام الروتينية مثل إنشاء أمر الشراء ومعالجة الفواتير أحد الاعتبارات المهمة الأخرى عند اختيار التنفيذ الخاص بالمشتريات لمثل هذه الأداة.
• من الضروري لأي شركة تنفذ نظام إدارة المشتريات ERP لأغراض الشراء التأكد من استيفاء معايير الأمان عبر كل مستوى من النظام الأساسي الجديد على وجه التحديد خيارات التخزين الآمنة بما في ذلك تقنيات التشفير المستخدمة داخل البنية التحتية المستندة إلى السحابة المقدمة من خلال موفري (SaaS) الحديثين مثل (Zoho) أو (Workday) المالية وغيرها.

مزايا برنامج ادارة المشتريات في حاسب:

يوفر حاسب كور ERP نظام الجيل السّادس عدداً من الأنظمة المترابطة معاً، والتي تساهم في إدارة موارد الشركات والمنشآت الكبيرة والمتوسطة بكفاءةٍ عاليةٍ ودقةٍ فائقة. ومن بين هذه الأنظمة المتعددة نظام ERP لإدارة المشتريات، والذي يتعامل مع عمليات الشراء والتوريد كالموردين، إدارة العقود، الدفعات، الفواتير.

أبرز مزايا برنامج ادارة المشتريات في حاسب:

1. 1. يساعد على تلبية احتياجات ومستلزمات كافة الإدارات في الشركة.
   2. يعد حلقة وصل بين الشركة والموردين.
   3. يتيح الفرصة لتوفير المستلزمات والإعلان عن المنافسات.
   4. يمثل نظام المستودعات ومراقبة المخزون أحد الأركان الأساسية في أنظمة الإمداد والتموين.
   5. يوضح العمليات المرتبطة بالمشتريات والمبيعات التي تتم في الشركة.
   6. حفظ وتخزين البيانات عن المنتجات الموجودة في المستودعات، وتسجيل حركاتها في المخازن والتي تشمل الاستلام، الصرف، الإرجاع، التحويل من مستودع إلى مستودع آخر، والجرد.

خاتمة:

ختاماّ يعمل برنامج ادارة المشتريات كدليلٍ إرشاديٍّ، يُضيء الطريق نحو عمليات سلسلة التوريد الفعالة. بدءاً من تلبية طلبات الشراء في الوقت المناسب، وحتى الاستخدام الأمثل للمساحة والإدارة الفعالة للمخزون؛ لتقليل التكلفة وضمان السّلامة.

تُنسج هذه الأهداف معاً لإنشاء نسيج من التجارة السّلسة من خلال تطبيق أفضل برامج ERP إدارة المشتريات بدقة، والذي يتيح للشركات والمنشآت تحسين عمليات المشتريات و إدارة المخزون والمستودعات؛ ويساهم في نجاحها الشامل، وتعزيز رضا العملاء، وتحقيق النمو والقدرة التنافسية المستدامة.

تعرف على:

نظام ERP لإدارة المبيعات وأهميته في تحسين أداء المؤسسات

نظام الاتصالات الإدارية والمراسلات الالكترونية دليل شامل 2024