إذا كنت واحداً من ريادي الأعمال المحترفين، ونفذت في مؤسستك برنامج تخطيط موارد المؤسسات، فإنك تدرك جيداً أن قياس نجاح مشاريعك باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية لنظام ERP، يُعدّ أمراً بالغ الأهمية لضمان الحصول على عوائد استثمار جيدة.

• إنّ استخدام مجموعة متنوعة من مقاييس ومؤشرات أداء تخطيط موارد المؤسسات (ERP KPI’s)، يُمكنك من الحصول على رؤية أكثر شمولاً لأداء نظام ERP الخاص بشركتك، وتحديد مجالات التحسين، حيث تُعتبر هذه المؤشرات بمثابة علاماتٍ حيوية، تُقدم نظرةً ثاقبةً حول فعالية استراتيجية التغيير.

ومع وجود مجموعةٍ واسعةٍ من مؤشرات الأداء الرئيسية المتاحة للمساعدة في إدارة وقياس نجاح عملياتك، وضمان أنك على المسار الصحيح لتحقيق الكفاءة المثلى، ضع في اعتبارك أهم 10 مؤشرات أداء رئيسية لقياس نجاح نظام ERP في الشركات بعد التنفيذ.

كيفية قياس نجاح تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟

تفيد تطبيقات تخطيط موارد المؤسسات الشركات بعدة طرق، ولكن الحكم على نجاحها أو عدم نجاحها قد يكون أمراً صعباً؛ لذلك يجب على قادة المشروع التفكير في فحص بعض المقاييس المحددة بعد تنفيذ نظام ERP في المؤسسة، لتحديد ما إذا كان المشروع يستحق الاستثمار!

• وبناءً على ذلك ينبغي على المدراء النظرُ بجديةٍ إلى ما هو أبعد من مقاييس المشروع التقليدية مثل الميزانية مقابل التكلفة الفعلية والجدول الزمني المطلوب لتنفيذ برنامج ERP، حيث يُمكن لمؤشرات الأداء الرئيسية لنظام ERP المحددة بوضوحٍ ودقةٍ أن تساعدهم في تحديد ما إذا كان نظام تخطيط موارد المؤسسات يقدم قيمة مضافة ومساهمة فعلية في تحديد أي مشكلات محتملة والتخفيف من حدتها بسرعة.

تعرف أكثر على: نظام تخطيط موارد المؤسسات و 10 خطوات لتطبيقه بنجاح

ERP KPI’s

يمكن أن تساعد الإجابات على الأسئلة الواردة أدناه أيضاً مديري الأعمال في تحديد قيمة تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات، بالإضافة إلى مؤشرات الأداء الرئيسية (ERP KPI’s):

1. ما هي الإجراءات التشغيلية التي شهدت تحسناً سريعاً؟ وما الذي تم إعاقته وكيف تم حله؟
2. هل حقق نظام ERP كافة الأهداف الموضوعة له قبل البدء بعملية التثبيت؟
3. هل يلاحظ مديرو الشركة انخفاضاً عاماً في مستوى الأخطاء؟
4. هل تحسن رضا العملاء؟
5. هل قام الموظفون باستخدام النظام في أنشطتهم اليومية؟
6. هل بدأ نمو الأعمال بالتسارع؟
7. هل تبدو العمليات المؤسسية أكثر تماسكاً أم أقل تشتتاً بشكلٍ عام؟
8. هل أصبح المديرون التنفيذيون في الشركات أكثر رضاً واسترخاءً بعد نشر سيستم ERP ؟

سيكون لهذه الأسئلة بعض الإجابات الذاتية المباشرة، وقد يستغرق بعضها وقتاً حتى يصبح واضحاً. ومن خلال الجمع بين هذه المؤشرات و مؤشرات الأداء الرئيسية لنظام ERP، يكتسب مدراء الأعمال فهماً واضحاً للقيمة المضافة التي يجلبها للشركة.

أهم 10 مؤشرات أداء رئيسية لقياس نجاح نظام ERP في الشركات:

تستفيد الشركات من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاصة بها لفترةٍ طويلةٍ من الوقت. لذلك، من المهم مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية (ERP KPI’s) على المدى القصير والطويل لقياس مدى تقدم الأعمال نحو أهدافها الاستراتيجية.

فيما يلي مجموعة مختارة من مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكن أن تساعدك كمدير أعمال في إثبات جدوى تطبيق النظام الجديد في المؤسسة:

1-  تقليل وقت التوقف عن العمل و وقت تشغيل النظام System uptime

يُعد تقييم وقت تشغيل نظام تخطيط موارد المؤسسات مقياساً مهماً لقياس مدى موثوقية النظام بعد اعتماده، حيث أنّ برنامج ERP غير العامل يمكن أن يؤثر بشكلٍ كبيرٍ على إنتاجية الموظف، وعلى سعادة ورضى المستخدم. ويأخذ في الاعتبار عناصر مثل توفر النظام وأوقات الاستجابة ووقت التشغيل، حيث أنّ النظام البطيء سيؤثر على جميع المستخدمين.

2-  جرد المخزون المستمر:

تعد مؤشرات الأداء الرئيسية (ERP KPI’s) لجرد المخزون المستمر ضروريةً؛ لأنها تساعد في تحليل وتتبع أداء أنشطة إدارة المخزون والتخلص من التخمين، على سبيل المثال: كيفية طلب المخزون وإدارته وتحويله باستخدام مجموعة من بيانات جرد المخزون، سيمكنك من قياس التقدم المحرز في أهداف سلسلة التوريد، وتحديد مجالات التحسين حتى تتمكن من اتخاذ قرارات استراتيجية تعتمد على تلك البيانات والمؤشرات.

3-  زيادة معدل دوران المخزون:

يوضح معدل دوران المخزون عدد العناصر التي تم بيعها خلال فترةٍ زمنيةٍ معينةٍ. على سبيل المثال: تهدف شركة منتجات شاشات كمبيوتر إلى بيع 5000 شاشة كل أسبوع. سيساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات فرق الشراء والتصنيع على تحسين إدارة المخزون عبر تقدير المتطلبات، وضمان توفر المنتجات بسهولة؛ مما يوفر رؤيةً واضحةً لعمليات المخزون، ويوضح كيف يمكن زيادة معدل دوران المخزون بسرعةٍ أكبر.

4. إدارة الأصول البشرية:

كما نعرف جميعاً يعتمد نجاح أي مؤسسة بشكلٍ كبيرٍ على أداء القوى العاملة لديها، ويلعب قسم الموارد البشرية دوراً حاسماً في ضمان تحفيز الموظفين ومشاركتهم وإنتاجيتهم. وإحدى الطرق التي يمكن لمديري الأصول البشرية من خلالها تتبع أداء أقسامهم هي قياس مؤشرات الأداء الرئيسية لنظام ERP المرتبطة بمؤشر الأداء الرئيسي للموارد البشرية، وهي مقاييس محددة تتيح للمدراء مراقبة أداء أقسامهم، وتقييم فعالية الاستراتيجيات الخاصة بهم، للوصول إلى اتخاذ قرارات مستنيرة لتحسين عمليات ادارة الموارد البشرية بالمؤسسة.

5. هوامش المشروع:

يتم استخدام هوامش المشروع لحساب المبلغ الذي تحققه الشركة في الصناعات القائمة على المشاريع مثل البناء والتشييد بعد خصم تكاليف الإمدادات والعمالة والنفقات العامة.

وتحتاج الشركة في هذا النوع من مؤشرات الأداء إلى تتبع العديد من البيانات، مثل تقديرات التكلفة والميزانيات والنفقات والإيرادات التي يولدها المشروع، لتتمكن من حساب هوامش المشروع بشكلٍ فعالٍ، وتزويد الشركة بصورةٍ كاملةٍ عن الدخل والتكاليف المطلوبة.

6. بيانات الوقت الحقيقي:

إن الحصول على رؤيةٍ متوازنةٍ عن الأشخاص والأداء والتكنولوجيا في جميع أنحاء الشركة يعتمد بشكلٍ كبيرٍ على بيانات الوقت الحقيقي؛ لكي يبني صناع القرار أهدافهم وخططهم بناءً عليها، وبغض النظر عن مكان وجودهم في المنظمة، يجب أن يؤدي التنفيذ الناجح إلى تبسيط عملية التقاط المعلومات المطلوبة؛ لتوليد بيانات أفضل وأكثر دقة حول العمليات والإجراءات التجارية وتوحيدها.

7. مقاييس التنبؤ بالطلب:

توضح مؤشرات الأداء الرئيسية مدى دقة الشركة في التنبؤ بالطلب المستقبلي على سلعها وخدماتها. على سبيل المثال، لمنع نفاذ المخزون أو الإفراط في الطلب، يتعين على سلسلة متاجر الأجهزة الالكترونية تقدير المنتجات التي سيشتريها عملاؤها في أوقاتٍ مختلفةٍ من العام.

• وبالطبع يتم توفير دقة تنبؤ عالية من خلال تطبيق تخطيط موارد المؤسسات جيد التكوين، والذي يُمكّن الشركات من توقع الطلب بناءً على مجموعة من البيانات التاريخية والعلامات الحالية. على سبيل المثال، حدث وشيك (عاصفة مرتقبة، أو اتجاه اقتصادي عام، مثل النقص في سلسلة التوريد).

8- إنتاجية الأعمال وعائد الاستثمار ROI:

يمكن أن تكون تطبيقات تخطيط الموارد مُكلفةً، وبالتالي فإن حساب إنتاجية الأعمال و عائد الاستثمار ROI يُعتبر أمراً بالغ الأهمية لتحديد نجاح المشروع. ويقارن مؤشر الأداء الرئيسي هذا التكاليف المرتبطة باعتماد وصيانة نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بالمكاسب المالية الناتجة عن نشره، مثل زيادة الإيرادات وخفض التكاليف وتعزيز الربحية؛ حيث يُظهر عائد الاستثمار المرتفع أن تنفيذ النظام قد حقق المكاسب المالية المتوقعة.

9- نمو الإيرادات والمبيعات:

تُظهر مقاييس نمو الإيرادات والمبيعات مقدار الأموال التي حققتها الشركة من خلال بيع سلعها وخدماتها خلال إطارٍ زمنيٍّ معينٍ، بالإضافة إلى كيفية تغيير ذلك خلال أطرٍ زمنيةٍ أكبر، مثل الربع بعد الربع والعام بعد العام.

ومن المفترض أن يساعد نظام (ERP) الجيد على تقليل التكاليف والحصول على رؤيةٍ أفضل لتدفقات الإيرادات من خلال التقارير ولوحات المعلومات الخاصة الذي يُمكن فريق المشروع من استخدام التغيير المتزايد في هذه الأرقام في تقييم عائد الاستثمار الخاص بالنظام، وبمجرد أن تتجاوز الإيرادات المجمّعة مع النفقات المخصومة الاستثمار الأولي لتخطيط موارد المؤسسات (ERP)، ستصبح الشركة في وضعٍ مناسبٍ لتحقيق عائد استثمار إيجابي وتعزيز نمو هامش الربح.

10- رضا الموظفين وخدمة العملاء المحسنة:

ينبغي لقادة المشروع أن يأخذوا بعين الاعتبار التعليقات الواردة من أنواع مختلفة من مستخدمي النظام عند قياس رضا المستخدمين، بما في ذلك الموظفين والعملاء.

• فيما يتعلّق برضا الموظفين: يمكن للنشر الناجح قياس مشاركة الموظفين ورضاهم، وتعد المستويات الأعلى من الإنتاجية أو الاحتفاظ بالموظفين، فضلاً عن ارتفاع المبيعات، كلها مؤشرات على الرضا والمشاركة، وكلها علامات إيجابية على الصحة المالية للشركة.
• وفيما يتعلّق بخدمة العملاء المحسنة: من خلال مراقبة التعليقات ومؤشرات رضا العملاء، يتتبع مؤشر الأداء الرئيسي (ERP KPI’s) مستويات رضا العملاء. حيث تُظهر درجات رضا العملاء العالية أنّ نظام تخطيط موارد المؤسسات يلبّي احتياجاتهم، ويرفع معايير الخدمة، ويحسن تجربة العملاء بأكملها، كما يساعد قياس رضا المستخدم أيضاً في تحديد المجالات التي لا تزال بحاجة إلى تحسين.

وأخيراً يمكن لقادة المؤسسات ضمان نجاح نظام تخطيط موارد المؤسسات من خلال اتخاذ قرار بشأن تحديد أفضل مؤشرات أداء رئيسية المفيدة في وقتٍ مبكرٍ، وتساعد مراقبة التغييرات في مؤشرات الأداء الرئيسية (ERP KPI’s) الشركة في قياس نجاح مشاريعها، أو تحديد المجال الذي قد ترغب في إجراء المزيد من التعديلات ضمنه، بهدف التطوير المستمر لاستراتيجية تخطيط موارد المؤسسات الخاصة بها.

ومن خلال التركيز على أهم 10 مؤشرات أداء رئيسية لقياس نجاح نظام ERP في الشركات التي تم التطرق إليها في مقالنا، يُمكن للشركات ضمان تنفيذ أنظمة ERP ناجحة للغاية، وتحسين عملياتها باستمرار لتحقيق التطور المستدام.

شاهد أيضا:

برنامج ERP لإدارة المبيعات وأهميته في تحسين أداء المؤسسات

ERP لادارة الرواتب والأجور