في بيئة الأعمال المتسارعة والتنافسية اليوم، حيث أصبحت المخاطر التي تواجه المشاريع أكثر تعقيداً، وتشكل تهديداً يؤثر على بقائها ونموها، تظهر ادارة المخاطر كأداةٍ قويةٍ تُمكن المدراء وأصحاب القرار من التعامل مع الأزمات والتخفيف منها بشكلٍ فعالٍ؛ لضمان نجاحها واستدامتها.

فالمخاطر الخارجية التي تجلّت في البداية كمشكلة في سلسلة التوريد، تطورت بسرعة إلى تهديدٍ وجوديّ كما حصل في جائحة كوفيد -19- التي أثرت على صحة الموظفين وسلامتهم، وسمعة الشركة، وممارسة الأعمال والمشاريع التجارية، والقدرة على التفاعل مع العملاء.

• لذلك من المهم الفهم العميق لأهمية إدارة وتقييم المخاطر وكيف يمكن استخدامها للمساعدة في التخفيف من آثار المخاطر على كيانات الأعمال، وهذا ما سنسلط الضوء عليه في سطور مقالنا المخصص للحديث عن كيفية تقييم وادارة المخاطر في المشاريع بشكلٍ فعال.

تعريف ادارة المخاطر وأهميتها:

• إدارة المخاطر: هي عملية تحديد وتقييم وتحليل ومراقبة وتخفيف المخاطر التي تهدد تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة بطريقة منضبطة ومنهجية. وتنبع هذه المخاطر من مجموعة متنوعة من المصادر، بما في ذلك الشكوك المالية، والالتزامات القانونية، وقضايا التكنولوجيا الرّقمية، وأخطاء الإدارة الاستراتيجيّة، والحوادث والكوارث الطبيعية.

وتُمكّن ادارة المخاطر الناجحة أي مؤسسة من النظر في النطاق الكامل للمخاطر التي تواجهها (كالمخاطر الاستراتيجية- المخاطر التشغيلية- المخاطر المالية- مخاطر الامتثال- مخاطر السّمعة- مخاطر الصّحة والسّلامة)، وتدرس العلاقة بينها والتأثير المتتالي الذي يمكن أن تحدثه على نجاح تحقيق الأهداف الاستراتيجية لمشاريع المؤسسة.

ومن خلال تحديد وتقييم هذه المخاطر بمختلف أشكالها، يمكن للمؤسسات اتخاذ خطوات لإدارتها عن طريق السّيطرة عليها أو التخفيف منها أو تقليل التأثيرات المحتملة الناتجة عنها.

 يمكنك الاطلاع على: نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP و 10 خطوات لتطبيقه بنجاح

ما هي إدارة المخاطر في المشاريع؟

لا يكفي أن يتمكن أي مدير مشروع من إدارة المشاريع وفهم مراحل دورة المشروع بدّقة، لابدّ أيضاً أن يكون على معرفة ودراية كافية بإدارة المخاطر في المشاريع، والتي تكمن في توقع المخاطر المحتملة للمشروع وتقييم تأثيرها والاستعداد لها عبر وضع حلولٍ استباقيةٍ فعالةٍ تتجلّى في إعداد خطة إدارة المخاطر والأزمات.

• ويتم تحديد المخاطر على أنها أي حدث غير متوقع يعترض مشروعك، ويمكن أن يؤثر على نجاح تقدمه وإكماله، بما في ذلك الأحداث التي تؤثر على الجدول الزمني المقترح أو الميزانية أو الأداء النهائي.

فوائد إدارة المخاطر في المشاريع

إن تحديد وتتبع المخاطر التي قد تنشأ أثناء مراحل المشروع يوفر فوائد كبيرة منها:

1. تخطيط أكثر كفاءة للموارد من خلال إظهار التكاليف غير المتوقعة سابقاً.
2. تتبع أفضل لتكاليف المشروع، وتقديرات أكثر دقة لعائد الاستثمار.
3. زيادة الوعي بالمتطلبات القانونية.
4. الوقاية بشكل أفضل من الإصابات والحوادث.
5. المرونة بدلاً من الذعر، عندما يطرأ على المشروع أي تغييرات أو تحديات جديدة!

وتدرك الكثير من الشركات الناجحة أن تطبيق ادارة المخاطر في المشاريع يساعدها في ضمان تحقيق أهداف العمل من خلال تحديد وتخطيط الاستراتيجيات للتعامل مع التهديدات المحتملة. ويمكن أن يشمل ذلك استخدام برامج ERP إدارة المخاطر لتصور هذه التهديدات وتقييمها والتخفيف منها.

خطة إدارة المخاطر في المشاريع

يتضمن التخطيط للأزمات الاستعداد لمواجهة أي أزمة محتملة، مثل الكوارث الطبيعية أو الهجمات السيبرانية أو حالات الطوارئ المتعلقة بالصّحة العامة. وهذا يتطلّب وضع خطة عمل للاستجابة لها، بالإضافة إلى تدريب الموظفين وأصحاب المصلحة على ما يجب فعله في حالة الطوارئ.

إن خطة إدارة المخاطر والأزمات هي ببساطة وثيقة يقوم مدير المشروع بإعدادها لتحديد المخاطر والتهديدات المحتملة وترتيب أولوياتها. وتشير أيضاً إلى كيفية إدارة كل خطر عند حدوثه.

عوامل خطة ادارة المخاطر والأزمات

فيما يلي عاملين أساسيين يجب مراعاتهما عند وضع خطة ادارة المخاطر والأزمات:

• المخاطرة:

عند إنشاء خطة إدارة المخاطر، فإن الخطوة الأولى في هذه العملية هي تحديد المخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على مؤسستك. على سبيل المثال، إذا كنت تدير موقعاً للتجارة الإلكترونية يقبل بطاقات الائتمان، فمن المهم أن تضع خطة لتقليل الاحتيال على بطاقات الائتمان، حيث قد يؤثر ذلك بشكل كبير على أرباحك النهائية، ويهدد أصولك المالية.

ويجب عليك تحديد المخاطر قبل الانتقال إلى تحديد أولوياتها. وإذا اكتشفت الكثير من المخاطر التي يجب معالجتها، فمن الأفضل تقسيمها إلى فئات فرعية لتسهيل اكتشاف المخاطر المحتملة والتحكم بها.

• التغيّرات المحتملة:

إدارة المخاطر هي نشاط مستمر يحتاج إلى تحديث دوري منتظم. ما يصلح اليوم قد لا يصلح غداً؛ لذلك يجب عليك تطوير عملية تقييم التغيّرات المحتملة في القيادة والتكنولوجيا والسّياسات والإجراءات وقوى السّوق واللوائح، وتحديث خطة إدارة المخاطر والأزمات الخاصة بمشروعك وفقاً لذلك.

تعرف على: أفضل نظام erp ادارة المخاطر

أمثلة تقييم المخاطر

يقول مارك زوكربيرج، مؤسس فيسبوك: “إن أكبر المخاطرة هي عدم المخاطرة. في عالم يتغير بسرعة كبيرة، فإن الاستراتيجية الوحيدة المضمونة للفشل هي عدم المخاطرة.

على الرغم من أن هذه النصيحة ليست جديدة، إلا أننا نعتقد أنك ستوافق على أن هناك بعض المخاطر التي لا ترغب شركتك في تحملها على سبيل المثال المخاطر التي تُعرّض صحة موظفيك وسلامتهم للخطر. من المتوقع أنها مخاطر لا تستحق المخاطرة من وجهة نظرك. ولكن من الصعوبة تحديد ما هي الإجراءات أو السّياسات التي قد تتطلبها المخاطر العالية!

وهنا يأتي دور تقييم المخاطر لتمكين الشركات من تحديد التهديدات المحتملة والاستعداد لها؛ من أجل تجنب العواقب الكارثية في المستقبل، والحفاظ على سلامة الموظفين.

سيختلف الهدف من تقييم المخاطر باختلاف المشاريع والقطاعات الاقتصادية، ولكن الهدف الأسمى هو مساعدة المؤسسات على الاستعداد لمخاطر المشاريع وإدارتها. وتشمل الأهداف الأخرى ما يلي:

• تقديم تحليل للتهديدات المحتملة.
• منع الإصابات أو الأمراض.
• تلبية المتطلبات القانونية.
• خلق الوعي حول المخاطر.
• إنشاء جرد دقيق للأصول المتاحة.
• تبرير تكاليف إدارة المخاطر، وتحديد الميزانية لمعالجتها.
• فهم العائد على الاستثمار.

يجب على الشركات إجراء تقييم للمخاطر قبل إدخال عمليات أو أنشطة جديدة، وقبل إدخال تغييرات على العمليات أو الأنشطة الحالية (مثل تغيير الآلات)، أو عندما تحدد الشركة خطراً جديداً يستهدفها!

خطوات عملية تقييم المخاطر

قبل البدء في عملية إدارة المخاطر، يجب تحديد نطاق التقييم والموارد اللازمة وأصحاب المصلحة المعنيين والقوانين واللوائح التي ستحتاج إلى اتباعها، ومن ثم البدء في عملية تقييم المخاطر والتي تتضمن 5 خطوات سنوضحها لك الآن:

1. تحديد المخاطر التي يواجهها موظفوك، بما في ذلك:

• • الكوارث الطبيعية (الفيضانات، الأعاصير، الزلازل، الحرائق).
  • المخاطر البيولوجية (الأمراض الوبائية، والأمراض المنقولة بالغذاء).
  • حوادث مكان العمل (الانزلاقات والتعثرات، حوادث النقل، الأعطال الهيكلية والميكانيكية).
  • الأفعال المتعمدة (الإضرابات العمالية، السرقة، الحرائق المتعمدة).
  • المخاطر التكنولوجية (فقدان الاتصال بالإنترنت، وانقطاع التيار الكهربائي).
  • المخاطر الكيميائية (الأسبستوس، سوائل التنظيف).
  • المخاطر العقلية (ضغط العمل الزائد والتنمر).
  • الانقطاعات في سلسلة التوريد.

2. تحديد من قد يتضرر وكيف؟

بالنسبة لكل خطر حددته في الخطوة الأولى، فكر فيمن سيتضرر في حالة حدوث الخطر.

3. تقييم المخاطر واتخاذ الاحتياطات اللازمة:

بعد أن قمت بجمع قائمة بالمخاطر المحتملة، عليك أن تفكر في مدى احتمالية حدوث الخطر ومدى خطورة العواقب إذا حدث هذا الخطر. سيساعدك هذا التقييم على تحديد المكان الذي يجب أن تقلل فيه من مستوى المخاطر من جهة، والمخاطر التي يجب أن تعطيها الأولوية من جهةٍ أخرى.

4. سجل النتائج التي توصلت إليها:

إذا كان لديك أكثر من خمسة موظفين في مكتبك، فأنت مطالب بموجب القانون بكتابة عملية تقييم المخاطر الخاصة بك، ويجب أن يُظهر السّجل أو خطة تقييم المخاطر أنك قمت ب:

• • إجراء فحص مناسب لمساحة العمل الخاصة بك.
  • تحديد من سيتأثر.
  • السيطرة والتعامل مع المخاطر الواضحة.
  • اتخاذ الاحتياطات لإبقاء المخاطر منخفضة.
  • أبقِ موظفيك مشاركين في هذه العملية.

5. قم بمراجعة تقييمك وتحديثه إذا لزم الأمر:

يتغير مكان عملك دائماً، وبالتالي فإن المخاطر التي تتعرض لها مؤسستك ستتغير أيضاً. ومع إدخال معدات وعمليات وأشخاص جدد، فإنهم قد يتسببون في حدوث خطر جديد؛ لذلك لابدّ من مراجعة وتحديث عملية تقييم المخاطر باستمرار للبقاء على اطلاع على أي مخاطر جديدة محتملة.

تشكل الخطوات السّابقة المستخدمة في تقييم المخاطر جزءاً لا يتجزأ من خطة إدارة الصّحة والسّلامة في مؤسستك، وستضمن استعداد مؤسستك للتعامل مع أي خطر.

معايير إدارة التأمين والمخاطر في الشركات الناشئة:

تُعد إدارة التأمين والمخاطر جزءاً مُهماً من أي شركة ناشئة، حيث تواجه الشركات الناشئة تحدياتٍ واسعةً في بيئة الأعمال المتقلّبة؛ نظراً لأنها تحاول في كثير من الأحيان تنمية أعمالها بسرعة وترسيخ نفسها في السّوق. وتساعد إدارة التأمين والمخاطر على تحديد التهديدات المحتملة وتقييم تأثيرها، ووضع استراتيجيات للتخفيف منها، ومراقبة نتائج تلك الاستراتيجيات.

وإليك أهم معايير إدارة التأمين والمخاطر في الشركات الناشئة:

• تحديد المخاطر: عن طريق تحليل شامل للبيئة التنافسية، وتحديد المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على استدامة الأعمال في الشركة.
• تقييم المخاطر المالية: تقدير قيمة الآثار المالية المتوقعة للمخاطر المحددة، ووضع استراتيجيات لتقليل هذه التأثيرات.
• وضع سياسات التأمين: صياغة سياسات تأمين دقيقة تستند إلى فحص احتياجات الشركة، وتحديد المجالات والقطاعات التي يجب تأمينها.
• إجراءات احترازية: ينبغي على الشركات الناشئة تطوير استراتيجيات تأمين فعّالة لحماية أصولها، وضمان استمراريتها في مواجهة التحديات المتزايدة.
• التفاوض مع شركات التأمين: لابدّ من التفاوض ومناقشة احتياجات الشركة بشكلٍ مباشرٍ مع شركات التأمين، بهدف ضمان تلبية احتياجات التأمين بشكلٍ فعّالٍ وضبطها وفقاً لمتطلبات الشركة.
• تحديد مستوى المرونة في سياسات التأمين: تحتاج أي شركة ناشئة إلى تحديد درجة المرونة في سياسات التأمين، وذلك لضمان استعدادها وقدرتها على التكيف مع التغيّرات المستمرة في البيئة التنظيمية والاقتصادية بشكلٍ فعالٍ.

ختاماً إنّ إدارة المخاطر في المشاريع لم تعد مجرد تمرين يستنزف موارد الشركة، بل هي خطوة جوهرية وميزة تنافسية لابدّ لأي شركة كبرى أو ناشئة التفكير بها، وأخذها بعين الاعتبار عبر وضع خطة ادارة المخاطر والأزمات موضع التنفيذ لمواجهة التحديات المتسارعة في سوق العولمة والتنافسية، وضمان تنفيذ المشاريع بنجاح.

إنّ الإدارة الجيدة للمخاطر ستمكنك من اتخاذ قرارات أفضل، وتقييم أكثر دقة للعديد من المخاطر المحتملة في بيئة الأعمال والاستثمار، وتعدك بزيادة فرصة تحقيق النتائج المفضلة التي تخطط لها.

شاهد أيضاً:

أفضل برامج erp في السعودية | دليل شامل لعام 2024

نظام ERP في السعودية وأهميته للشركات