يُشير التخزين إلى عملية حفظ البضائع والمنتجات بشكلٍ منظمٍ حتى تصبح جاهزةً للبيع. ومع تزايد سرعة نمو الأعمال، حيث يتوقع المستهلكون المعاصرون استلام طلباتهم بسرعة البرق، ازدادت أهمية وجود برنامج ادارة المخزون والمستودعات في الشركات؛ لتلبية احتياجات التخزين الأمن وسلسلة التوريد والشحن السّريع والتنفيذ الموثوق.

في حين كان يتعين على الشركات الصغيرة تقليدياً التعامل مع برنامج (Excel) وجداول البيانات الأخرى لإدارة عملياتها التجارية، فقد أصبحت حلول جرد وإدارة المخزون أكثر سهولة ودقة عبر استخدام أنظمة مراقبة ERP، والتي باتت في متناول جميع الشركات مهما كان حجمها أو اختصاص أعمالها.

فإذا كنت مهتماً بمعرفة المزيد عن المزايا والوظائف والأدوار لأنظمة التخزين المتقدمة، ففي هذه المقالة، سنستكشف معاً كل ما تحتاج لمعرفته حول جرد وإدارة المخزون في العصر الحديث، وكيف يؤثر على كفاءتك ونمو إيراداتك.

برنامج ادارة المخزون والمستودعات:

هو مجموعة من الهياكل المادية المصممة لتخزين البضائع والمنتجات قبل التوزيع أو البيع على النحو الأمثل، مع إعطاء الأولوية للاستخدام الفعال للمساحة، وسهولة الوصول، وتنظيم المنتجات وفقاً لمعايير معينة.

بالإضافة إلى التخزين، تقدم العديد من المستودعات الحديثة أيضاً خدمات ذات قيمة مضافة، كتلبية الطلبات والتعبئة والتغليف ووضع العلامات والتجهيز. بشكلٍ عامٍ، يلعب نظام المستودعات والمخازن دوراً حيوياً في ضمان قدرة الشركة على ادارة المخزون والمستودعات بفعالية، وتقليل التكاليف المرتبطة بالتوزيع، وضمان رضا العملاء.

معنى جرد قيود المخزون:

• هو عملية مهمة في ادارة المخزون والمستودعات تهدف إلى تسجيل وتقييم جميع العناصر المخزنة في مكانٍ معينٍ. ويشير مصطلح “قيود المخزون” إلى التفاصيل المحددة حول العناصر المخزنة، مثل الكميات المتاحة، والتكلفة، والقيمة الإجمالية. حيث يتم تسجيل هذه المعلومات بشكل دقيقٍ ومنتظمٍ.

وبشكلٍ عام، يُعد جرد قيود المخزون جزءاً أساسياً من العمليات الإدارية لأي منظمة تتعامل مع المخزون، حيث يساعد في الحفاظ على الشفافية والكفاءة في إدارة الموارد.

طرق جرد وترتيب المخازن بكفاءة وفعالية

إذا وجدت أن المهام المتعلقة بجرد وترتيب المخازن تشغل جزءاً كبيراً من عملك، فأنت بحاجة إلى طرقٍ فعالةٍ لإدارة المخزون بدقةٍ وسهولةٍ. وفيما يلي منهجٌ مكونٌ من سبع خطوات لإنشاء خطة تتضمن طرق جرد وترتيب المخازن بكفاءة وفعالية لتلبية الاحتياجات المختلفة لشركتك:

• تحديد مصادر المنتجات المختلفة وطرق تخزينها، إما داخلياً في منشأتك الخاصة، أو خارجياً في مراكز التنفيذ، أو مستودعات الموردين، أو عبر موردي الشحن المباشر.
• مراقبة بيانات المخزون أمرٌ حيويٌّ لإدارة المخزون. وتتضمن بيانات المخزون التي تريد تسجيلها وتتبعها بشكلٍ عامٍ ما يلي:
• أرقام المنتجات الداخلية وأرقام الموردين.
• الكميات الحالية المتاحة من المخزون.
• موقع تخزين المنتج.
• معلومات المورد.
• تكاليف المنتج.
• تسعير التجزئة.
• إنشاء نظام إدارة (SKU) داخلي لتحديد المنتجات وتتبعها بسرعة أثناء الأنشطة اليومية، والذي يستخدم مجموعة من الأحرف والأرقام التي يتم ترتيبها بطريقة معينة لتقديم تفاصيل أساسية حول عنصر ما في لمحة.
• تنظيم أماكن تخزين المخزون في الرفوف والصناديق، وتعيين كل منتج في مكانه المحدد، باستخدام رمز (SKU) الخاص بالمورد أو الفئة.
• استخدم التنبؤ لطلب المخزون بهدف الحصول على مخزونٍ كافٍ في متناول اليد لتغطية المبيعات المتوقعة لفترة زمنية محددة، مثل 15 أو 30 أو 60 يوماً.
• إعداد إجراءات لاستلام المخزون، حيث لا يمكنك بيع أو شحن المخزون الذي لم يتم تسجيله ووضعه على الرفوف، أو عرضه بشكل صحيح.
• متابعة مستويات المخزون عبر إجراء جردٍ سنويٍّ للمخزون، يُسمى التدقيق للأغراض الضريبية. من خلال مقارنة العدد الفعلي لجميع البضائع الموجودة في المستودعات بكمية المخزون المتوفرة الموضحة في سجلات البيانات.

كيفية جرد المخزون باستخدام أنظمة مراقبة ERP:

يُمكن تنفيذ جرد و ادارة المخزون والمستودعات باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وهو عمليةٌ منهجيةٌ تتطلب التخطيط والإعداد والتنفيذ الدقيق. وسنوضح فيما يلي الخطوات الأساسية المتبعة في تنفيذ جرد المخزون باستخدام أنظمة مراقبة ERP:

1. 1. تحديد المتطلبات، بما في ذلك احتياجات إدارة المخزون والميزانية والجداول الزمنية.
   2. تحديد نظام ERP المناسب الذي يُلبي متطلبات العمل والميزانية. ويجب أن يتمتع النظام بميزات إدارة المخزون مثل التتبع في الوقت الفعلي، والتنبؤ بالطلب، وإدارة الطلبات، وإعداد تقارير المخزون.
   3. تنفيذ الخطة، بما في ذلك تحديد فريق التنفيذ، ووضع الجداول الزمنية، وتطوير خطة المشروع.
   4. ترحيل بيانات المخزون الحالية إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد، من خلال تعيين حقول البيانات، والتحقق من صحة البيانات ودقتها.
   5. تكوين برنامج ERP وفقاً لمتطلبات العمل، من خلال إعداد مواقع وسياسات المخزون.
   6. تدريب المستخدمين على نظام ERP، بما في ذلك عمليات إدارة المخزون وأفضل الممارسات.
   7. اختبار النظام والتحقق من صحته؛ للتأكد من أنه يلبي متطلبات العمل بشكلٍ صحيحٍ.
   8. بدء التشغيل المباشر لنظام تخطيط موارد المؤسسات، والانتقال إلى عمليات إدارة المخزون الجديدة.

أهمية برامج ادارة المخزون والمستودعات بنظام ERP:

يدمج نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) جميع جوانب عمليات الشركة، بما في ذلك إدارة المخزون والمحاسبة والمالية و ادارة الموارد البشرية في نظامٍ مركزي واحد، وباستخدام إدارة المخزون يُمكن للشركات:

• إدارة مستويات المخزون، وتبسيط عملية الشراء، وتحسين عمليات المستودعات، وزيادة كفاءة سلسلة التوريد.
• التتبع الفوري لمستويات المخزون، والتجديد التلقائي للمخزون، والتكامل مع أوامر البيع والشراء، والقدرة على مراقبة حركة المخزون عبر مواقع متعددة.
• تقليل التكاليف المرتبطة بإدارة المخزون، وزيادة معدل دوران المخزون، وتحسين مستوى خدمة العملاء؛ من خلال ضمان توفر المنتجات المناسبة في الوقت المناسب وبالكميات المناسبة.
• مساعدة الشركات على اتخاذ قراراتٍ مستنيرةٍ عبر برنامج ادارة المخزون والمستودعات، وتبسيط العمليات وتحسين الأداء العام.

فوائد برنامج ادارة مراقبة المخزون:

يُوفر برنامج ادارة المخزون والمستودعات (ERP) عدداً من الفوائد للشركات بجميع أحجامها، وهي:

1. 1. زيادة دقة بيانات المخزون عن طريق أتمتة العديد من العمليات اليدوية المرتبطة بإدارة المخزون؛ وهذا سيساعد في تقليل الأخطاء وتحسين الكفاءة وتوفير المال.
   2. خفض التكاليف بعدة طرق، عن طريق تقليل مستويات المخزون، وتحسين الكفاءة، والتخلّص من الأخطاء اليدوية.
   3. تحسين خدمة العملاء من خلال تزويدهم برؤية في الوقت الفعلي لمستويات المخزون وحالة الطلب. وهذا يساعد الشركات على تلبية طلب العملاء بشكل أسرع وأكثر دقة، وبالتالي زيادة رضا العملاء.
   4. تحسين عملية اتخاذ القرار عبر تزويد الشركات بالبيانات التي تحتاجها لاتخاذ قرارات أفضل بشأن مستويات المخزون والتسعير والتسويق؛ لتحسين نتائجها النهائية.
   5. زيادة الامتثال من خلال الالتزام باللوائح الحكومية، مثل تلك المتعلقة بتتبع المخزون وإعداد التقارير؛ لتجنب الغرامات والعقوبات.
   6. تقليل مخاطر فقدان المخزون والسّرقة والتلف؛ لحماية أصول الشركة وتحسين أرباحها النهائية.

معايير اختيار أفضل برنامج ERP لإدارة المخزون والمستودعات:

يُعد اختيار نظام ادارة المخزون المناسب قراراً حاسماً له تأثيرٌ كبيرٌ على نجاح الشركة. وفيما يلي بعض المعايير الأساسية التي يجب مراعاتها عند اختيار أفضل نظام ERP لإدارة المخزون والمستودعات :

1. يجب أن يلبي البرنامج متطلبات العمل، بما في ذلك مستويات المخزون والتنبؤ بالطلب وإدارة الطلبات وإعداد تقارير المخزون.
2. يجب أن يتكامل نظام ERP مع أنظمة الأعمال الأخرى كالمشتريات والإنتاج والمبيعات؛ لضمان توافق مستويات المخزون مع احتياجات وأهداف العمل.
3. يجب أن يكون سيستم ERP سهل الاستخدام يُمكّن المستخدمين من إدارة المخزون بكفاءة.
4. يجب أن يكون برنامج ERP قابلاً للتخصيص؛ مما يسمح للشركات بتكوين سياسات المخزون والتحكم، إعداد التقارير وفقاً لمتطلباتها الفريدة.
5. يجب أن يكون نظام تخطيط موارد المؤسسات قابلاً للتطوير، وقادراً على استيعاب النمو، واحتياجات إدارة المخزون المتزايدة بمرور الوقت.
6. يجب على موفر نظام تخطيط موارد المؤسسات تقديم الدعم الفني والتدريب؛ لضمان قدرة المستخدمين على تعظيم قدرات النظام وحل أي مشكلات فنية قد تنشأ.
7. يجب أن تكون تكلفة نظام تخطيط موارد المؤسسات معقولة وفي حدود ميزانية الشركة، مع مراعاة ميزات النظام والدعم الفني وقابلية التوسع.
8. ينبغي أخذ سمعة مزود نظام (ERP) في السّوق بعين الاعتبار، بما في ذلك تجربة المزود، ومراجعات العملاء.

ومن خلال اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات المناسب، يمكن للشركات تحسين مستويات مخزونها، وخفض التكاليف، وتحسين كفاءة سلسلة التوريد.

ما هي مميزات برنامج إدارة المخازن erp في حاسب:

نفتخر في شركة حاسب بتطوير نظام حاسب كور ERP لجرد وادارة المخزون والمستودعات، والذي يتميز ب:

• 1. تحديث المخزون بشكلٍ منتظمٍ ومستمرٍ، بعد كل عملية تداول في المخزون من البيع والشراء والتحويل وحركات المخزون.
  2. الحفاظ على أصول الشركة، وذلك من خلال توضيح مستويات المخزون، ومطابقتها مع أرصدة الحسابات المتصلة معها.
  3. يوفر الجرد المستمر بيانات عن تكلفة المبيعات بشكل فوري حيث يتم احتساب تكلفة البضاعة المباعة بعد عمليات التوريد أو الصرف أو البيع أو الشراء؛ مما يساعد على تعزيز الرقابة على المخزون، وتوفير بيانات دقيقة للشركة؛ الأمر الذي يسمح بإعداد قائمة الدخل بسرعة دون الحاجة إلى معلومات إضافية.
• شاهد المزيد عن: حاسب كور ERP نظام الجيل السادس

وأخيراً يُعد معرفة كيفية جرد و ادارة المخزون والمستودعات بكفاءة أمراً بالغ الأهمية لأي شركة تبيع سلعاً مادية، بدءاً من الطلب في الوقت المناسب، وحتى الاستلام والتتبع والتخزين الملائم. فمن الضروري جداً أن تتم جميع هذه العمليات بشكلٍ صحيحٍ لتعزيز أرباحك والتخفيف من الضرائب.

• ولتفادي الأخطاء التي يمكن أن يكون لها تأثيرٌ مباشرٌ على النتائج النهائية لأعمالك، لابدّ من التوجه نحو اختيار تنفيذ أفضل نظام ERP لادارة المخزون والمستودعات ومراقبتها، فهو يوفر منصة مركزية لتبسيط سير العمل عبر دمج وأتمتة المهام المتعلقة بجرد وإدارة المخزون، مثل التتبع في الوقت الفعلي، والتنبؤ بالطلب، وإدارة سلسلة التوريد، وتلبية الطلبات، والتخزين، بهدف التخلّص من العمليات اليدوية، وضمان التنسيق السلس بين الأقسام المختلفة.

شاهد المزيد عن:

أفضل erp ادارة المخاطر المالية في المشاريع لعام 2024

نظام ERP لإدارة المبيعات وأهميته في تحسين أداء المؤسسات

نظام الاتصالات الإدارية والمراسلات الالكترونية دليل شامل 2024