في العصر الرّقمي، أصبحت تكنولوجيا المعلومات والأتمتة المتقدّمة جزءاً لا يتجزأ من عمل القطاعات العامة، حيث تحاولُ الحكومات زيادة رقمنة العملية البيروقراطيّة؛ لذلك ازدادت الحاجة إلى تبنّي النهج الصّحيح في تمكين السّلطات التنظيمية من إطلاق العنان لكفاءة فرقها نحو تطوير الأنظمة المتكاملة والإدارة الجيدة للموارد الحكومية.
- وأحد الأساليب الشائعة لتطوير الأنظمة المتكاملة وتخطيط موارد المؤسسات الحكومية هو نظام GRP الموحد الذي يُستخدم لإدارة جميع موارد وخدمات القطاعات العامة المقدّمة للجمهور عبر دمج الأنشطة البيروقراطية من المنبع إلى المصب (من التخطيط والإنفاق وتنفيذ البرامج إلى التقييم) لدعم الإدارة المالية.
كيف يمكن للجهات الحكومية تحقيق تخطيط أفضل للموارد في عام 2024؟ هذا ما سنسلّط الضوء عليه بالتفصيل في مقالنا المخصص للحديث عن أهمية نظام UGRP الرّائد في قيادة القطاع الحكومي.
ما هو نظام GRP الموحد (UGRP system)
تخطيط الموارد الحكومية (UGRP ) برنامجٌ مصممٌ لتلبية الاحتياجات والمتطلبات الفريدة للإدارة المالية العامة. وهو عبارةٌ عن منصةٍ معياريةٍ لها حلولٌ مختلفةٌ داخل نفس النّظام. تسمح بإدارة الميزانيّة من خلال استخدام محاسبة الالتزام، مع اعتبار الميزانية التجسيد القانوني لأهداف الحكومة. وتتيحُ لنا معرفة المعاملات التي تمّت والتعديلات والتحصيلات، حتى نتمكن من التحكم ومراقبة اقتصاد المنظمة بشكلٍ أفضلٍ.
مكونات نظام GRP الموحد
يتكون UGRP من أربعة عناصر أساسيةٍ مميزةٍ هي:
- السّياسة التنظيمية: بيانٌ سياسيٌّ شاملُ حول كيفية استخدام الحكومة لسلطاتها التنظيمية. تتضمن السّياسات الحديثة بياناتٍ حول جودة اللوائح والإجراءات التنظيمية.
- المؤسسات التنظيمية: الهيئات الإدارية والسّياسية التي يتم من خلالها وضع اللوائح وتنفيذها والفصل فيها.
- أدوات وعمليات الجودة التنظيمية: الإجراءات الإدارية والسّياسية التي يتم من خلالها تطوير الأنظمة واعتمادها وتنفيذها ومراقبتها ومراجعتها.
- أدوات ومخرجات السّياسة التنظيمية: الأدوات القانونية التي يتم من خلالها تحقيق أهداف السّياسة التنظيمية. وهي موجودة في مخزون اللوائح التنظيمية القائمة وفي تدفق اللوائح الجديدة المعتمدة كل عام.
أهمية نظام GRP الموحد {UGRP} لإدارة القطاع الحكومي في عام 2024:
على مدار الأربعين عاماً الماضية، تطور هذا النوع من الحلول وجلب المزيد والمزيد من الفوائد للكيانات العامة. في البداية، كانت بسيطة جداً وركزت على أتمتة مهامٍ محددةٍ. مع مرور الوقت، بدأنا نتحدث عن إدارة المهام المشتركة.
- ومع قدوم القرن الجديد والعصر الرقمي، جاءت المرحلة التالية من التطور نتيجةً لتكامل العمليات الفعال، مما مكن الكيان من وضع نفسه بشكلٍ أفضل. حيث تُركز الأدوات على نماذج الأعمال، وقبل كل شيء، على إدارة الموارد والخدمات المقدّمة للعملاء.
في الحقيقة يُعد نظام تخطيط الموارد الحكومية (UGRP) حلاً لإدارة جميع الموارد في الحكومة، أي الأشخاص والتكنولوجيا والعمليات التجارية.
عوامل نجاح نظام GRP الموحد في القطاع الحكومي:
لنجاح نظام تخطيط الموارد الحكومية UGRP ، لابدّ من تحقيق العوامل والمؤشرات الآتية:
1- مؤشرات أداء بدء المشروع والتي تكمن في:
- تحقيق تفاهمٍ مشتركٍ بين الحكومة وفرق التنفيذ لتسهيل عملية اتخاذ القرار.
- تدريب الفريق الحكومي على إدارة المشاريع، وكيفية تحقيق البرامج للأهداف.
2- مؤشرات أداء إدارة البرنامج والتي تتحقق من خلال:
- هياكل الحوكمة التي تشمل الشركة المصنعة للبرمجيات في اللجنة التوجيهية ومكتب إدارة البرنامج؛ لضمان تحقيق كافة الالتزامات.
- قيادة الموارد والمشاريع الحكومية من قبل محترفين حكوميين.
- اتخاذ القرارات في الوقت المناسب من اللجنة التوجيهية، ومكاتب إدارة النظام، والفريق الحكومي؛ للوفاء بكافة الجداول الزمنية.
3- مؤشرات أداء إدارة التغيير والقدرات والتي تكمن في:
- مستوى مشاركة أصحاب المصلحة (القيادة، وخبراء المجال، والمستخدمين)، والممولين من الجهات المانحة، ومنظمات المجتمع المدني.
- إدارة عمليات التغيير المتكاملة في جميع أنشطة المشروع من ورش العمل، والمقابلات، والاتصالات.
- توطين اللغة والمصطلحات الوطنية والوثائق؛ لتسهيل انتقال المستخدمين إلى أنظمةٍ جديدةٍ.
4- مؤشرات أداء تحليل الاحتياجات التي تتحقق عبر:
- إشراك أصحاب المصلحة لتحسين جودة المتطلبات.
- التخلص من العمليات اليدوية غير الضرورية التي تعكس أوجه القصور.
- تحديد الأولويات لتلبية احتياجات الوزارات التنفيذية والاحتياجات الإقليمية.
- استخدام نهج الممارسات الجيدة الذي يعكس القدرات في الحكومات.
5- مؤشرات أداء منهج الإدارة المالية العامة، ويمكن تحقيقها من خلال:
- استخدام السّياق الحكومي لتحديد الوظائف الأكثر إيجابية على الميزانية العامة.
- استخدام التنشيط التدريجي للانتقال من الممارسات الجيدة إلى الممارسات الأفضل بمرور الوقت مع بناء القدرات.
- تنفيذ ضوابط الالتزام والرقابة لضمان الإنفاق القانوني الذي يدعم قوانين الموازنة.
6- مؤشرات أداء نهج تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، والتي تظهر من خلال:
- إدارة أنظمة المراقبة والصيانة لضمان توفر النظام والأداء وقابلية التوسع.
- ضمان أمن المعلومات بما في ذلك تدابير الأمن ومكافحة الفيروسات، وجدران الحماية، وكشف التسلل، وتدريب مستخدمي الأمن السيبراني، وعمليات التدقيق لمنع التلاعب أو نشر المعلومات السّرية.
- التكامل الجيد بين نظام UGRP والأنظمة المالية الأخرى مثل: مشروع النظام المالي الموحد في السعودية
معايير أفضل UGRP Project In Saudi Arabia
إن الخبرات والتقنيات التي نقلتها وطورتها (حاسب) خلال أكثر من عقدين من الزمن مكّنتها من استيعاب جميع متطلبات القطاع الحكومي وأكسبتها خبرةً كبيرةً ساعدت على تقليص الفجوة بين الجهات التشريعية والتنظيمية وبين مصممي ومنفذي الحلول الالكترونية من خلال تطوير وتنفيذ حلولٍ الكترونيةٍ مبنيةٍ على أساس الأنظمة والقوانين الخاصة بالمملكة.
- حيث بدأت قبل 38 عاماً بنقل آخر ما توصلت إليه التقنية العالمية في تطوير النظم آنذاك، وانطلقت بقوةٍ من تلك النقطة حاملةً معها نتائج تلك الخبرات الطويلة والمتنوعة لتواكب مسيرة التقدم المتسارعة في الحلول الالكترونية، وتمكنت من تقديم خدماتٍ متميزةٍ للعديد من القطاعات الحكومية والخاصة.
وقد قامت حاسب باعتماد توجهٍ غير مسبوقٍ وهو إصدارُ منتجٍ بمواصفاتٍ عالميةٍ يخدم متطلبات الأنظمة النمطية في الجهات الحكومية والذي تتشابه فيه متطلباتها إلى حدٍ كبيرٍ، مع تحقيق عدة فوائد للعميل مثل تخفيض التكلفة وتسريع بدء العمل على الأنظمة وتحقيق الاستفادة المشتركة بين خبرات جميع العملاء، وبناءً على هذا التوجه قامت بإطلاق نظام حزمة مدار حاسب للأنظمة النمطية الحكومية.
وانطلاقاً من هذه التجربة الرائدة يمكننا تحديد معايير أفضل UGRP Project In Saudi Arabia
1. الحكومة الالكترونية:
يتحقق ذلك من خلال اعتماد تقنية Applications Centric Web في تطوير جميع أجزاء النظام، ليكون كبنيةٍ أساسيةٍ لدى القطاع العام في الاتجاه نحو الحكومة الإلكترونية.
2. أمن المعلومات:
تطوير النظام بمستوى متميز في سرية وأمن المعلومات، وتشفير البيانات وعدم التعرض للاختراق والعبث، إضافةً لإمكانية اعتماده على الـ Directory Active مباشرةً مما يدعم طرق بناء المستخدمين في الجهة مهما تفرعت.
3. المشاركة والتعاون:
تنفيذ دورة العمل Workflow حسب الصلاحيات المحددة لكل إجراء، إضافة إلى التبادل الالكتروني للمعلومات والتوصيات خلال دورة العمل. كما يجب أن تكون جميع أنظمة الحزمة مترابطةً بحيث لا يتم إدخال المعلومة في أكثر من مكان، وكذلك إمكانية استكمال دورة العمل بين الأنظمة المختلفة.
4. الخصوصية المحلية:
تصميم نظام يعمل باللغة العربية، ويدعم التقويم الهجري والميلادي في كامل أجزائه، بالإضافة إلى الحرص على تطبيق الأنظمة والقوانين الحكومية السّعودية عند تصميم النظام منذ البداية.
5. الشمولية:
بناء نظام متكامل ومترابط للإجراءات المالية والإدارية في المنشآت الحكومية.
6. التكامل:
العمل على عدة قواعد بياناتٍ في الوقت الواحد بحيث يتيح للمستخدم تحديد القاعدة، وهذا يسمح بتخصيص قواعد البيانات التي يريد العمل عليها بكل سهولةٍ.
7. الأداء وأتمتة الأنظمة:
إمكانية التحكم في النظام ليعمل بدورةٍ مستنديةٍ كاملةٍ وبصورةٍ آليةٍ وذلك حسب الآلية المتبعة لدورة المستند داخل المنشاة. وذلك من خلال إضافة قائمةٍ بمهام كل مستخدم، أو الأعمال المطلوب منه القيام بها بناءً على صلاحياته، وسير العمل بالمستندات.
8. سهولة الاستخدام:
استخدام واجهة تطبيق مركزية موحدة لكافة أنظمة الحزمة؛ مما يسهل العمل عليها، ويسهل أيضاً التدريب على تنفيذ جميع وظائف النظام.
9. المراقبة:
أن يوفر النظام طريقةً ناجحةً للرقابة الإدارية والمالية للقطاع الحكومي بحيث يضمن تطبيق كافة القوانين والتعليمات الصادرة بهذا الشأن وتحقيق الرقابة الداخلية على إيرادات ومصروفات المنشآت الحكومية.
10. التقارير والاستطلاعات:
توفير العديد من الاستطلاعات والتقارير في الأنظمة بشكل يغطي كافة احتياجات العمل بحيث تكون جميع الكشوف والتقارير والنماذج متوافقةً مع اللوائح والتعليمات المعتمدة من وزارة المالية ووزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
11. ميزة المسح الضوئي للوثائق Scanning Documents / Image:
إمكانية استخدام أجهزة الماسح الضوئي لمسح الوثائق المطلوب إرفاقها مع المعاملة من داخل النظام المستخدم. لتختصر هذه العملية الوقت والجهد، وتُسهل عملية التدقيق والمراجعة.
هل تعتبر حزمة مدار حاسب من نوع نظام UGRP ؟
إن حزمة مدار حاسب للأنظمة الحكومية UGRP Suite ) HGS.net) نظامٌ متكاملٌ ومترابطٌ للإجراءات المالية والإدارية في المنشآت الحكومية، يشمل نظام الصلاحيات والتحكم ونظام الإعدادات العامة والسّرية، وهو مستوعبٌ لكافة الأنظمة داخل الحزمة والرابط الرئيسي بينها حيث تم اعتماد احتوائه على جميع العمليات التي تشترك بها أجزاء الحزمة منعاً للتكرار وتطبيقاً للمعايير في سهولة التطوير والتعديل. كما أنّه يُعتبر نقطة موحدة للدخول إلى جميع أنظمة حزمة (HGS.net).
من أبرز ميزات حزمة مدار حاسب للأنظمة الحكومية:
- تحتوي على إعدادات مركزية للتحكم في عمل أنظمة الحزمة والمستخدمين وصلاحيات العمل عليها.
- مركزية في إدخال المعلومات والرموز المشتركة بين أنظمة الحزمة (الفروع، الوحدات الإدارية، الدول، الجنسيات).
- تسجيل جميع العمليات التي يقوم بها المستخدم على بيانات النظام كنوع من الرقابة.
- نظام موحد لإدارة السرية لضمان استخدام النظام من قبل المصرح لهم فقط وفي الوقت المصرح لهم فيه.
- إعداد العديد من التقارير عن الإعدادات والرموز المستخدمة في الحزمة.
وكما رأينا من خلال اعتماد نظام GRP الموحد كأداة تخطيط الحكم الرشيد، تحصل الحكومات العامة على أكثر بكثير من مجرد نظام مالي. إنها تحظى بالرؤية والشفافية وإمكانية تتبع كافة العمليات.
وصلب القول يجب أن تضع حكومات اليوم منظومة تطوير مواردها نُصب أعينها، من خلال اعتماد منتجات تخطيط موارد الحكومات التي تتمتع بتغطيةٍ وظيفيةٍ مرنةٍ وقابلةٍ للتكيّف، تُلبي جميع متطلباتها واحتياجاتها، وتمتثلُ إلى قوانينها ولوائحها المعتمدة، وترشدها على طول الطريق لتحقيق أهدافها وتحسين إدارة مواردها.
شاهد المزيد:
أفضل نظام GRP لإدارة عمليات القطاع العام والحكومي ورفع الإنتاجية
نظام الاتصالات الإدارية والمراسلات الالكترونية دليل شامل 2024
